Il Budget Plan per un evento di Successo

Organizzare un evento di successo porta con sé tantissimi fattori da rispettare. Per la perfetta riuscita di un qualsiasi tipo di evento, c’è bisogno di un bel programma, di una bella location, di argomenti interessanti, di un’organizzazione precisa e di un team ben “addestrato”. Tutto questo e molto altro ancora è impossibile da progettare, pianificare e realizzare, senza aver stabilito un Budget Plan.

Come si può calcolare un Budget Plan per un evento di successo? 

Innanzitutto capendo di cosa si sta parlando.

Si tratta di tutti i costi di organizzazione e gestione dell’evento: un’intera pianificazione di spese e ricavi, in base alle disponibilità economiche di partenza.

Grazie a questo piano, si possono individuare gli obiettivi, le opportunità e i limiti degli eventi come: quali speaker o artisti poter ingaggiare, di quante risorse pubblicitarie poter usufruire, che tipo di location poter affittare per l’evento, etc.

Per calcolare un Budget Plan per un evento di successo, bisogna in primo luogo conoscere e stabilire il tipo di evento rispetto al budget che si ha a disposizione.

Le Tipologie di Eventi

L’event manager americano, Joe Goldblat, differenzia gli eventi in tre tipologie precise:

Eventi per creare profitto: sono gli eventi che come obiettivo primario hanno il guadagno. In questi casi (in linea del tutto teorica), il ricavato dovrebbe superare il costo dell’organizzazione.

Eventi senza scopo di lucro: sono gli eventi in cui dovrebbe esistere un pareggio tra ricavi e costi di organizzazione (è il caso degli eventi organizzati da no-profit in cui il “guadagno” sono molto spesso le donazioni)

Eventi Pagati: sono gli eventi in cui è il cliente a sostenere per intero i costi dell’evento (Eventi Privati).

Una volta chiarita la tipologia di evento si può iniziare a redigere il budget plan.

Quali sono i punti da inserire nel Budget Plan?

Per ottenere un buon Budget Plan per un evento di successo, bisogna tener conto dei seguenti punti:

Costi Fissi: sono spese che solitamente non variano mai e non dipendono dalla tipologia di evento organizzato (location, attrezzature specifiche già presenti in loco, compensi del personale organizzativo).

Costi Variabili: sono le spese che variano a seconda dell’evento (comunicazione e marketing, influencer o testimonial famosi, catering e ristorazione, attività PR).

Spese dirette: sono quelle spese legate al progetto che cambiano in base al tipo di evento, ma che, rispetto ai costi variabili, sono facilmente calcolabili perché standardizzate (ne sono un esempio le spese di viaggio per i relatori e la SIAE se è prevista musica).

Spese Indirette: si tratta delle spese legate ai consumi durante l’evento per le quali è possibile effettuare una stima (elettricità e altre utenze, materiali di cancelleria, tutti gli altri tipi di materiali utili, gadget per i partecipanti, etc).

Altri Consigli Utili 

Ecco una serie di accorgimenti per stilare un Budget Plan per un evento di successo.

L’aspetto primario da tenere in considerazione è quello di non dover affrontare perdite di utili. 

Per prima cosa bisogna assicurarsi che spese fisse e costi diretti (preventivati sin dall’inizio), siano in linea con i calcoli effettuati, onde evitare spiacevoli inconvenienti.

Un altro consiglio è quello di cercare di reperire al più presto le quote di partecipazione (se previste) così da avere sotto controllo il quadro delle entrate, in relazione alle ulteriori spese da affrontare. 

Per tenere tutto sotto controllo, ci si può servire di alcuni strumenti utili e gratuiti reperibili sul web come i fogli di calcolo offerti da Google Sheets o in alternativa, altri template del tutto gratuiti disponibili in rete.