Come organizzare un Evento Medico

Organizzare un evento medico-scientifico non è come organizzare qualsiasi altro tipo di convegno. Alla base di un evento ben organizzato in questo settore, c’è bisogno di un team competente che conosca molto bene l’ambiente.

In questo focus verranno fornite alcune nozioni sul come organizzare un evento medico nel migliore dei modi. Quanto segue non è ovviamente da ritenersi universale, ma, alcune di queste prassi sono molto utilizzate da chi organizza questo tipo di manifestazioni.

Pianificazione dell’evento

La prima fase è quella della pianificazione dell’evento. Solitamente sono necessari dai 6 ai 12 mesi. Tutto questo tempo è necessario per poter permettere ai relatori e ai partecipanti, di organizzare nel migliore dei modi gli spostamenti, e per organizzare al meglio il proprio lavoro, onde evitare di causare disagi ai propri pazienti o alle strutture in cui si presta servizio.

Per prima cosa si valutano ipotesi per la data e la location, tenendo ovviamente conto del budget messo a disposizione.
Dopo questa primissima fase è importante capire, in base all’argomento da trattare nel convegno, quali possano essere i relatori, sondando disponibilità di tempo e di budget.
Una volta stabilito l’intero programma, si può passare alla seconda fase che è quella della promozione.

La promozione di un evento medico

Come qualsiasi altro evento, anche un convegno medico ha bisogno di giusti canali per essere pubblicizzato.
Per raccogliere le iscrizioni, si può promuovere l’evento sulle testate di settore (sia online, che offline) o sui sempre più potenti canali social.
L’organizzazione, se in possesso di profili ufficiali sui social, tramite le sponsorizzazioni sui social può iniziare ad informare e a raccogliere adesioni: è importante tuttavia notare che tanti portali di professionisti evidenziano i corsi di settore. In molti settori come quello odontoiatrico o fisioterapico ci sono portali (come www.fisioterapia-online.it) in cui vengono illustrati e presentati i vari appuntamenti di settore.

In questi casi è sempre bene evitare il “fai da te” ed affidarsi a una persona qualificata in questo genere di lavoro. Allo stesso modo è bene evitare lavori grafici scadenti e confusionari anche per volantini e manifesti pubblicitari.

Lo svolgimento

Una volta arrivato il grande giorno, sarebbe bene che l’organizzazione formasse un team (precedentemente istruito) in grado di risolvere tutte quei contrattempi che potrebbero verificarsi in corso d’opera.
Problemi di natura tecnica (problemi audio/video) o di natura organizzativa (assegnazione dei posti, possibili ritardi dei relatori) che possono essere risolti da un team ben organizzato e che ha ben presente, in ogni momento, come comportarsi.

Cosa fare Dopo l’Evento

Un evento ben riuscito, è un evento che fa parlare di sé. Nei giorni, nelle settimane e anche nei mesi successivi all’evento, è bene continuare a curare la rassegna stampa dedicata, a raccogliere feedback, raccogliere e organizzare tutti i materiali (audio, foto, video, vlog) che sono stati prodotti durante l’evento.

Quali sono gli errori da non fare nell’organizzare un evento medico?

Evitare il “fai da te”: se non si è capaci di pubblicizzare al meglio un evento di questo genere, è bene affidarsi a professionisti del settore.
Scegliere una location troppo grande (o troppo piccola): la scelta della location è di importanza cruciale. Non solo per la posizione geografica, ma anche per il buon svolgimento dell’evento stesso.
Evitare una programmazione troppo confusionaria: la tentazione di diversificare gli argomenti e i relatori per “portare più acqua al proprio mulino” è grande. Ma una strategia del genere potrebbe avere come risultato alcuni relatori ascoltati da tantissime persone, ed altri con sale completamente deserte.