Sondaggio di valutazione post evento: qualche spunto utile
Si pensa che dopo aver organizzato un evento il compito dell’event planner sia terminato ma di fatto non è così. Il dopo meeting, convegno, festa, riunione è un’occasione preziosa per gli addetti ai lavori per ricevere informazioni utili; il post-evento è l’espediente attraverso il quale possiamo valutare la forza e l’energia utilizzata e i risultati ottenuti.
Esaminare con attenzione i feedback che al termine del meeting avranno rilasciato nell’immediato i partecipanti è un mezzo per raccogliere le prime informazioni, considerazioni, critiche. Sull’onda delle emozioni saranno valutazioni scevre da condizionamenti.
Potremo avvalerci di questionari inviati via email per cercare di capire se sono stati raggiunti tutti gli obiettivi partendo sempre dalle aspettative iniziali.
Gli addetti ai lavori stabiliscono di sovente degli indicatori chiave di prestazione chiamati tecnicamente KPI (Key Performance Indicator) attraverso i quali possiamo valutare e misurare una specifica attività.
Prima di ogni evento è consigliabile stilare il sondaggio di valutazione che potrebbe essere anche a medio e lungo termine, questo permetterà di comprendere su quali caratteristiche nello specifico si vuole far leva avendo comunque, la possibilità di ristrutturarlo prima di inviarlo agli ospiti.
Coloro che ricevono il questionario di valutazione non saranno obbligati alla compilazione. Potrà essere richiesto in forma anonima ma dovrà essere strutturato in modo da invogliare il partecipante a farlo. Avvalersi di esperti nella grafica permetterà di poter preparare un questionario ben impaginato attraverso il quale potremo cogliere la curiosità e l’attenzione di chi legge. È consigliabile utilizzare ai quesiti risposte multiple.
Per esempio: cosa ti ha soddisfatto di più della formazione, del meeting, del congresso?
A) La location
B) La formazione
C) La cena di gala
D) La visita guidata
E) L’organizzazione
Si possono presumere domande aperte poste a chiusura del questionario, chiedendo all’intervistato il proprio parere con un indice di gradimento che va da 1 a 10 per una valutazione complessiva dell’evento.
Il sondaggio viene fatto anche per capire se si è lavorato bene nella fase di promozione e sponsorizzazione. Quanto i social hanno impattato nella conoscenza dell’evento e quanto invece il passaparola.
Conoscere il target dei partecipanti ci permetterà anche di capire la motivazione che li ha spinti alla partecipazione, quali sono gli argomenti che hanno determinato la scelta.
Compito dell’inchiesta è carpire se le aspettative sono state soddisfatte come ad esempio se un corso di formazione è stato esaustivo o se durante un convegno medico internazionale i mediatori culturali sono stati all’altezza dei loro compiti considerando la partecipazione di ospiti di altre nazioni.
Utilizzare la email per inviare i questionari per i sondaggi è una buona pratica perché permetterà di rimanere in contatto con i congressisti, arricchire il database utile per eventi futuri.
Il post sondaggio risulterà quindi, uno strumento efficace ed efficiente per migliorare le criticità, arricchire il portafoglio clienti e diventare fonte di ispirazione e di creatività.
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